Gemeente - Departement Onderwijs en Vrije Tijd - Dienst Buitenschoolse Opvang - Administratief assistent voor de coördinatie van opvangbegeleider (niveau C1-3) (M/V/X) - 38/38 - Contract onbepaalde duur

We zoeken een administratief assistent om de coördinator buitenschoolse opvang te helpen met de dagelijkse taken. De assistent is verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van de buitenschoolse opvang en vakantiekampen. Tijdens de vakantieperiodes coördineert hij/zij de vakantiekampen in overeenstemming met de ONE-regels en onder toezicht van de verantwoordelijke van het departement.

Taken

• Toezicht houden op de aanwezigheid, afwezigheden, vakanties, opleidingen, vervangingen, enz. van de leerkrachten in samenwerking met de afdeling Personeelsbeheer.
• Administratief beheer van vakantiekampen: reserveringen, bestelformulieren, lijsten, materiaal, communicatie, enz.
• Beheer en controle van bestellingen en ontvangsten/uitgaven voor buitenschoolse activiteiten.
• Communicatie met andere diensten van de gemeente (werkbladen, ICT-aanvragen, e-mailcommunicatie)
• Coördinatie van een vakantiekamp: uitvoering van het educatieve project en de R.O.I. Dagelijkse leiding op het terrein: toezicht op het team, planning van activiteiten, aansturing van ouders en de ONE-inspectie.
• Notuleren van verzoeken, doorsturen en opstellen van diverse documenten
• Centraliseren, coderen, archiveren van gegevens

Vaardigheden

• Zeer goede kennis van IT-tools in het algemeen en tekstverwerking in het bijzonder (Excel, Word, enz.)
• Uitstekende beheersing van gesproken en geschreven Frans (enige kennis van het Nederlands is een pluspunt)
• In staat zijn om een team van leiders en studenten te coördineren en te managen, hen te motiveren en te begeleiden bij de organisatie van activiteiten.
• In staat zijn om een verscheidenheid aan activiteiten voor verschillende leeftijdsgroepen te plannen en te organiseren.
• In staat zijn om roosters, middelen en faciliteiten in het vakantiepark te beheren.

Professionele houding

• In staat zijn om verschillende taken tegelijkertijd te beheren en tegelijkertijd kalm te blijven.
• Gestructureerd en analytisch kunnen werken
• Je werk kunnen organiseren en nauwgezet uitvoeren
• In staat zijn om zich aan te passen aan de behoeften van de afdeling en/of onverwachte omstandigheden
• Gemakkelijk kunnen communiceren.

Sollicitatievoorwaarden

• In het bezit zijn van een diploma hoger secundair onderwijs
• In het bezit zijn van een diploma vakantiecentrumcoördinator of gelijkwaardig, erkend door ONE.