Commune - Département des Affaires Financières - service administratif - Gestionnaire de dossiers (M/F/X) (niveau B1-3) - 38/38 - CDI

La société

L’Administration communale de Berchem-Sainte-Agathe recherche un.e gestionnaire de dossiers administratifs pour travailler au Département des Affaires Financières.

Le Département des Affaires Financières assure la gestion comptable et financière de l’administration communale.

Fonction

En tant que gestionnaire de dossiers administratifs, vous assurez la gestion de la caisse communale et la gestion comptable des extraits de comptes bancaires de l’administration communale, en garantissant leur injection, leur suivi et leur affectation correcte. Vous supervisez l’ordonnancement des recettes, incluant la collecte, le contrôle, le traitement et l’envoi des documents comptables. Vous veillez à la mise en paiement des mandats et organisez le classement et l’archivage des pièces comptables.

Les tâches

• Gestion de la caisse communale

Vous êtes le point de contact central pour toutes les opérations de caisse : vous accueillez les citoyens et partenaires au guichet, encaissez les paiements en espèces et assurez un enregistrement rigoureux et journalier de chaque opération dans le livre caisse. Vous veillez à la distribution mensuelle des chèques ALE aux prestataires de service. En collaboration avec votre hiérarchie, vous effectuez chaque semaine la vérification du grand coffre et des petites caisses, garantissant ainsi la fiabilité des soldes. Vous intégrez quotidiennement les fichiers CODA dans le logiciel de comptabilité et transmettez les extraits de compte aux services concernés. Enfin, vous analysez les flux de recettes et de dépenses et assurez l'affectation correcte des lignes des extraits bancaires des comptes principaux de l'administration.

• Gestion des recettes

Vous jouez un rôle clé dans le cycle des recettes communales : vous créez les nouveaux redevables dans le logiciel comptable et assurez la collecte, la vérification et le traitement des droits à recette établis par les services communaux, en vue de leur ordonnancement dans la comptabilité. Vous prenez également en charge la création, l'envoi et le suivi des invitations à payer, veillant à ce que chaque dossier soit traité dans les délais impartis.

• Suivi des dépenses

Vous contribuez activement à la bonne exécution budgétaire de l'administration : vous préparez la mise en paiement des dépenses après approbation par le Collège, en vérifiant l'exactitude des données, en créant les ordres de paiement et en les présentant au Receveur communal. Vous assurez ensuite le suivi de leur exécution. Vous collectez également auprès des différents services les non-valeurs et notes de crédit, les encodez dans le logiciel comptable et préparez les virements correspondants.

• Gestion des archives

Vous assurez le classement des pièces de recettes et de dépenses, et veillez au respect des procédures d'archivage en vigueur, contribuant ainsi à la traçabilité et à l'intégrité de la documentation financière de la commune.

Profil

Diplôme

• Être porteur.euse d’un diplôme de bachelier (niveau B), de préférence en comptabilité, finances, gestion ou domaine équivalent

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Office 365 notamment).
• Une connaissance des logiciels métiers (Phenix, Onyx, Saphir, BCE, …) est un atout mais pas une nécessité.
• Une connaissance de la Nouvelle Loi Communale et des procédures de la comptabilité publique est un atout mais pas une nécessité.

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation et des priorités, rigueur dans le suivi des dossiers.
• Esprit d’analyse : capacité à interpréter des données comptables et à identifier des incohérences.
• Autonomie, discrétion et sens des responsabilités.
• Bon relationnel et capacité à travailler en équipe et avec différents interlocuteurs.
• Respect des règles, procédures et délais ; orientation résultats.

Langue

De préférence bilingue FR-NL. Le brevet linguistique TravaillerPour.be/Selor est un atout (non exigé à l’engagement).

Offre

• Un contrat à durée indéterminée (CDI), temps plein (38h/semaine)
• Une rémunération correspondant au barème de niveau B1-3 dans les administrations locales bruxelloises
• Des chèques-repas (8€/jour)
• Un équipement informatique individualisé
• Un remboursement des frais de transports en commun – accès facile via les transports en commun
• Un environnement de travail stimulant au sein d’une administration à taille humaine
• Une assurance hospitalisation

Égalité des chances et diversité

L’administration communale de Berchem-Sainte-Agathe attache une grande importance à la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats. Avec la possibilité de travailler au sein d'un environnement où chacun peut s'épanouir pleinement et valoriser au mieux ses talents et compétences. Le service RH veille à une procédure de sélection objective sur base des compétences, quels que soient l'âge, le sexe, l'origine ethnique, le handicap, les convictions religieuses ou l'identité culturelle.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’inté­gration au sein de l’administration.