Commune - Département Bâtiments - assistant administratif (M/F/X) (niv. C1-3) - 38/38 - Contrat à durée indéterminée

La société

L’administration communale de Berchem-Sainte-Agathe est à la recherche d’un Assistant Administratif pour la gestion des salles communales au département Bâtiments.

Le département

Le département Bâtiments assure la gestion des bâtiments communaux comprenant les bâtiments administratifs de l’administration communale, les bâtiments techniques et dépôts, les écoles communales, les structures d’accueil de la petite enfance, les complexes sportifs, les bibliothèques communales, les locaux associatifs, etc.

Les fonctions du département sont diverses : gestion du patrimoine mobilier et immobilier, la maintenance des bâtiments communaux, les projets de construction et rénovation, etc.

En tant qu’assistant administratif, vous travaillerez au sein d’une équipe à échelle humaine, dynamique et motivée.

Fonction

Au sein du département Bâtiments de l'administration communale, l'assistant administratif a la charge de la gestion des locations des salles communales. Il assure le suivi administratif, la coordination des réservations et veille au respect des règlements et procédures en vigueur.

Vous êtes chargé de :

• Gérer les demandes de réservation des salles communales et assurer leur suivi.
• Informer les usagers sur les disponibilités, conditions d'utilisation et tarifs des salles.
• Rédiger et transmettre les conventions de location et autres documents administratifs nécessaires.
• Assurer le suivi des paiements et des facturations en lien avec le service financier.
• Coordonner l’organisation logistique des événements avec les services techniques.
• Participer à l’amélioration des procédures de gestion et d’optimisation de l’occupation des salles.
• Amener un support administratif pour des petits procédures d’achats (marché boissons notamment).
• Procéder aux commandes de boissons et en assurer la refacturation aux différents clients internes et/ou externes
• Rédiger des délibérations et autres courriers administratifs dans le cadre du suivi des locations.

Profil

• Être porteur d'un diplôme d’enseignement secondaire supérieur dans une orientation administrative
• Une première expérience utile à la fonction est souhaitée
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion des réservations.
• Sens de l’organisation et des priorités et rigueur dans le suivi des dossiers.
• Bon relationnel, sens de la diplomatie et capacité à interagir avec différents interlocuteurs (public, services communaux, prestataires, mandataires).
• La connaissance du néerlandais est un atout (le brevet linguistique Selor n'est pas une exigence à l'engagement).
• Autonomie, discrétion et sens de l'initiative.

Offre

• Un contrat à durée indéterminée à temps plein (38h/semaine)
• Une rémunération correspondant au barème d’une fonction de niveau C1-3 dans les administrations locales bruxelloises
• Des chèques-repas (8€/jour)
• Un accès facile via les transports en communs
• Le remboursement des frais de transport en commun
• Un équipement informatique individualisé
• Un régime de congés attractif
• Une assurance hospitalisation

Égalité des chances et diversité

L’administration communale de Berchem-Sainte-Agathe attache une grande importance à la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats. Avec la possibilité de travailler au sein d'un environnement où chacun peut s'épanouir pleinement et valoriser au mieux ses talents et compétences. Le service RH veille à une procédure de sélection objective sur base des compétences, quels que soient l'âge, le sexe, l'origine ethnique, le handicap, les convictions religieuses ou l'identité culturelle.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’inté­gration au sein de l’administration.