Description de fonction

C.P.A.S. – Département des Affaires Générales – Responsable du secrétariat (F/M/X) – (niveau B/A) – 38/38 – CDD

La société

En tant qu’institution publique de proximité, notre CPAS développe des services destinés aux personnes les plus fragilisées de la commune. Nous vous proposons de rejoindre une organisation qui tente d’apporter des solutions constructives pour que les citoyens puissent mener une vie conforme à la dignité humaine.

Fonction

En tant que responsable du secrétariat, vous apportez votre soutien au Secrétaire général dans la gestion des dossiers et des missions relatives au bon fonctionnement général du CPAS, en assumant la direction du Secrétariat.

Missions

Vos responsabilités comprendront notamment :

  • Coordonner les projets;
  • Diriger le Secrétariat et l’accueil général ;
  • Superviser et coordonner le service logistique et les stewards d’accueil, en veillant à la gestion efficace du travail quotidien ;
  • Apporter un support et une expertise juridique sur les matières liées au CPAS ;
  • Gérer le logiciel BOS-secrétariat et les ordres du jour des instances officielles ;
  • Tenir à jour les agendas, suivre les signataires et gérer des différentes échéances ;
  • Gérer les appels téléphoniques, le suivi du courrier et de la boîte mail en l’absence du Secrétaire général ;
  • Gérer les salles de réunion ;
  • Préparer et organiser les réunions, , coordonner les horaires, préparer l’ordre du jour,… ;
  • Prendre des notes en réunion et rédiger les procès-verbaux, les documents stratégiques et les notes de service ;
  • Mettre en page des documents : graphiques, rapports, invitations, …;
  • Organiser les événements en collaboration avec les services fonctionnels concernés ;
  • Gérer les archives ;
  • Participer au processus de contrôle interne.

Profil

  • Détenteur/trice d’un bachelier ou Master, une orientation juridique ou administrative est un atout ;
  • Le Bilinguisme Français/ Néerlandais ou Néerlandais/Français est un atout ;
  • Connaissance approfondie de MS-Office, la connaissance du logiciel Bos-Secrétariat est un atout ;
  • Maîtrise des législations et des règles de fonctionnement d’un CPAS ou capacité à les maîtriser rapidement ;
  • Excellente capacité de communication orale et écrite (syntaxe – orthographe).

Compétences comportementales

  • Esprit positif et dynamique ;
  • Faire preuve de proactivité et d’anticipation ;
  • Capacité d’organisation ;
  • Esprit d’analyse ;
  • Autonomie et flexibilité dans le travail ;
  • Esprit de synthèse ;
  • Précision, soucis du détail ;
  • Discrétion générale et capacité à observer une confidentialité absolue.

Langue

Néerlandais et/ou français ou Bilingue est un plus (NL / FR)

Brevet linguistique du Selor Art 8 & 10 ou Art 9§2 (ou être disposé à l’obtenir)

Offre

  • Un contrat à durée déterminée à temps plein (38h/semaine) ;
  • Un salaire attractif et évolutif en phase avec votre expérience – possibilité de reprise de l’ancienneté ;
  • Des avantages extra-légaux : chèques –repas, abonnement STIB (Brupass - Brupass XL), assurance hospitalisation, possibilité de télétravail jusqu’à 2j/semaine - Gsm de fonction, etc. ;
  • Un horaire flottant et un système de congés avantageux ;
  • La possibilité de suivre des formations liées à la fonction ;
  • Un équipement informatique mobile performant et individualisé ;
  • Une réelle autonomie et une fonction à responsabilités au sein d’un CPAS dynamique ;
  • Des services performants et passionnés, dans une ambiance de travail ouverte, favorisant la prise d’initiative ;
  • Un environnement de travail agréable, au sein d’une administration écodynamique aisément accessible en transport en commun ou via le Ring de Bruxelles.

Égalité des chances et diversité

Le CPAS de Berchem-Sainte-Agathe attache une grande importance à la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats. Avec la possiblilité de travailler au sein d'un environnement où chacun peut s'épanouir pleinement et valoriser au mieux ses talents et compétences.

Le service RH veille à une procédure de sélection objective sur base des compétences, quels que soient l'âge, le sexe, l'origine ethnique, le handicap, les convictions religieuses ou l'identité culturelle.

C'est notamment dans ce contexte que l'organisation pratique de l'examen pourra, dans des limites raisonnables, être adaptée à la situation des candidats officiellement reconnus porteurs d'un handicap et qui en produisent la preuve écrite lors de l'inscription à l'examen.

  • Publiée le:mar. 30 janvier 2024
  • Lieu: Département des Affaires Générales – C.P.A.S. Berchem-Sainte-Agathe

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Pour plus d'informations:
Appelez CASSANDRA SCHÜMMER
au numéro suivant: 02/4640428
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