Description de fonction

Commune - Département des Affaires Internes – service du Secrétariat communal – Secrétaire administratif (M/F/X) (niv. B1-3) - CDI

Fonction

En tant que service centralisant les prises de décisions du Collège et du Conseil communal, le Secrétariat communal des assemblées offre un service public ayant un fort impact sur la vie des citoyens berchemois. En tant que Secrétaire administratif.ve, votre tâche principale est l’organisation administrative des réunions du Conseil communal, organe essentiel de la démocratie locale, ainsi que la gestion des intercommunales dans lesquelles la commune est impliquée et la reconnaissance et l’attribution des subsides aux associations berchemoises. Vous participez en outre au fonctionnement quotidien du service. Vous venez également en appui de votre cheffe de service pour l’organisation du service.

TÂCHES :

  • Vous êtes en charge de l’organisation pratique et de la gestion des séances des Sections réunies (préparation technique du Conseil) et du Conseil communal et de leur suivi
  • Vous gérez les demandes des élus du Conseil communal (titres honoraires, note de frais de matériel informatique, frais de représentation, etc)
  • Vous participez à l’organisation et à la gestion de l’installation du Conseil communal, de l’élection des Conseillers du CPAS et des Conseillers de police après les élections communales
  • Vous veillez à la désignation des représentants communaux au sein des intercommunales et autres organismes externes et au respect de la législation concernant la coopération intercommunale et les rapports d’activité des administrateurs d’intercommunales
  • Vous participez à l’établissement du rapport annuel sur la transparence des rémunérations des mandataires publics
  • Vous gérez les reconnaissances et l’attribution des subsides aux associations berchemoises
  • Vous veillez au bon suivi par les services des demandes d’accès aux documents administratifs
  • Vous participez au fonctionnement quotidien du service : tenue de l’accueil dans le cadre de la tournante des permanences, enregistrement du courrier entrant, enlèvement du courrier sortant, préparation de fiches de travail, de bons de commande, traduction/vérification de traduction, archivage, gestion des objets trouvés, rédaction de projets de délibération, remplacement ponctuel des collègues
  • Vous participez à l’organisation d’évènements dans lesquelles est impliqué le Secrétariat (distinctions honorifiques habitants, bal, cérémonie patriotique, St-Nicolas des enfants du personnel)
  • Vous secondez la cheffe de service dans l’organisation du service

Profil

CONDITIONS :

  • Être en possession d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court : bachelier
  • Une expérience n’est pas exigée
  • Bilinguisme actif

COMPETENCES :

  • Rigueur et précision
  • Proactivité et sens de l’initiative
  • Aisance rédactionnelle
  • Connaissance informatique (traitement de texte, tableur, messagerie électronique, Office 365)
  • Respect des échéances, sachant établir les priorités
  • Flexibilité et disponibilité
  • Discrétion
  • Respect des organes démocratiquement élus
  • Autonomie dans les tâches
  • Capacité à travailler en équipe, bon sens de la communication
  • Capacité d’organisation
  • Prêt à prendre des responsabilités
  • Curiosité et esprit d’analyse des textes législatifs

Langue

  • Bilingue français/néerlandais

Offre

  • Un contrat à durée indéterminée à plein temps (38/38)
  • Une rémunération correspondant au barème d’une fonction de niveau B1-3 dans les administrations locales bruxelloises
  • Des chèques-repas
  • Une ambiance de travail ouverte, favorisant la prise d'initiatives
  • Un accès facile via les transports en commun
  • Le remboursement des frais de transport en commun – remboursement à 100% de l’abonnement STIB
  • Un large éventail de formations
  • Un équipement informatique mobile performant et individualisé
  • Un régime de congés attractif

Égalité des chances et diversité

L’administration communale de Berchem-Sainte-Agathe attache une grande importance à la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats. Avec la possibilité de travailler au sein d'un environnement où chacun peut s'épanouir pleinement et valoriser au mieux ses talents et compétences. Le service RH veille à une procédure de sélection objective sur base des compétences, quels que soient l'âge, le sexe, l'origine ethnique, le handicap, les convictions religieuses ou l'identité culturelle.

C'est notamment dans ce contexte que l'organisation pratique de l'examen pourra, dans des limites raisonnables, être adaptée à la situation des candidats officiellement reconnus porteurs d'un handicap et qui en produisent la preuve écrite lors de l'inscription à l'examen.

  • Publiée le:ven. 19 janvier 2024
  • Lieu: Avenue du Roi Albert

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Pour plus d'informations:
Appelez JULIANA SALAZAR
au numéro suivant: 024640427
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