Description de fonction

Commune - Département Education et Temps libre - Service Enseignement francophone - Secrétariat école maternelle - Assistant administratif (niveau C1-3) (M/F/X) - Mi-temps - contrat de remplacement

Fonction

Hiérarchie

Le secrétaire d’école travaille sous l’autorité hiérarchique de l’adjointe de Direction du Département Education et Temps Libre, section Education.

Description de la fonction

Rôle général de filtre principal et d’assistance pour la direction de l’école : questions des parents, des enseignants, des services communaux…
Le secrétaire d’école travaille en étroite collaboration avec le service enseignement et les secrétaires des autres écoles, principalement le secrétariat de l’autre école maternelle.

Les tâches ci-dessous sont indicatives et non exclusives. Le secrétariat doit s’attendre à exécuter des tâches nouvelles en rapport avec sa fonction.

Aspect administratif

  • Dossier élèves : tenue des dossiers administratifs (composition de ménage, copies des cartes d’identité, fiche santé, fiche identification…), dossiers ProEco, gestion des jugements et établissement d’un tableau récapitulatif à destination du personnel de l’accueil extrascolaire, comptage et recomptage, attestations élèves, répartition des classes
  • Dossier enseignants : documents administratifs (diplôme, extrait de casier judiciaire vierge…), entrées en/fin de fonction(FOND12), absences, encodage et remplacements, collecte des certificats pour maladie, collecte des attestations pour absence en cas de maladie des enfants, relevé de absences mensuel, C4, encodage des retards sur indication de la direction, collecte des récapitulatifs de travail collaboratif
  • Classement et archivage des dossiers
  • Frais de parcours et formations pour les enseignants : vérifier et transmettre
  • Listes élèves (PMS/PSE, classes, registres, etc.)
  • Avis aux parents/enseignants : rédaction, impression, distribution, récupération et retour avec les réponses des parents
  • Gestion des inscriptions sur base des listes d’attente, respect de la procédure, application des cas particuliers à la demande de la direction ou du service enseignement, constitutions des dossiers
  • Courrier à mettre sous enveloppe
  • Suivi et acheminement du courrier urgent et du courrier ordinaire en cas d’absence du concierge
  • Suivi des procédures, des règlementations applicables, sur instructions de la direction ou du service enseignement/ETL
  • Accueil téléphonique et physique des parents, réponse aux questions, explications sur le fonctionnement de l’école et de la procédure d’inscription
  • Accueil des prestataires externes

Aspect technique

  • Demande de fiches de travail au concierge, fiches de travail à rédiger (logiciel 3P)
  • Participer aux exercices d’évacuation incendie, équipier de première intervention et connaître la gestion du tableau d’alertes incendies
  • Collaboration avec les services communaux (SCAD – service achats -, informatique…)
  • Enfants malades : téléphoner aux parents, rassurer, surveiller
  • Déclaration d’accidents, suivi assurances
  • Contact avec les Cuisines Bruxelloises : annulation des repas en cas d’excursions, de conférence pédagogique ou de grève. Envoi de plainte le cas échéant.
  • Contact avec le fournisseur du programme fruits et légumes

Aspect financier

  • Recherche de fournisseurs, demande de devis, établissement de bon de commande, suivi de la livraison, suivi de la facturation, tenue d’un tableau des dépenses par rapport au budget, attitude du « bon père de famille »
  • Tenue des délibérations pour les marchés publics afin de vérifier que les conditions du marché sont bien appliquées (transports scolaires, fournitures scolaires…) – prix, délai de livraison, montage compris ou non…
  • Gestion du tableau avec les notes de frais des enseignants pour les caisses de classe
  • Vérification et communication des montants à récupérer auprès des parents pour les activités scolaires obligatoires vers le service facturation

Profil

  • Autonome, organisé et méticuleux
  • Polyvalent, flexible et volontaire
  • Empathique, chaleureux, respectueux et positif
  • Respect de la confidentialité
  • Intérêt pour les matières qui touchent à l’enseignement et le contact avec les enfants

Conditions pour postuler

  • Etre porteur d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur

Offre

  • 1 contrat de remplacement - temps partiel (19h/semaine)
  • Horaire : lundi au jeudi 8h-12h, vendredi 8h-11h
  • Une rémunération correspondant au barème d’une fonction de niveau C1-3 dans les administrations locales bruxelloises
  • Un régime de congés attractif
  • Chèques-repas
  • Remboursement à 100% de l’abonnement STIB

  • Publiée le:mer. 15 décembre 2021
  • Lieu: Ecoles communales de Berchem-Sainte-Agathe

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Pour plus d'informations:
Appelez KARIN DEMARET
au numéro suivant: 02 464 04 27
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