POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DE LA COMMUNE DE BERCHEM-SAINTE-AGATHE

 

1. Types de données traitées

• Données d’identification personnelles, telles que le nom et l’adresse ;
• Données d’identification électroniques, telles que l’adresse email, le numéro de GSM et les cookies ;
• Détails personnels, tels que l’âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil, la nationalité et la langue ;
• Statut d’immigration, tel que l’existence d’un permis de travail valide en Belgique ;
• Curriculum académique ;
• Qualifications professionnelles, telles que les formations professionnelles et la possession d’un permis de conduire ;
• Expériences professionnelles ;
• Informations concernant l’emploi actuel ;
• Informations concernant le recrutement ;
• Informations concernant la fin de l’emploi ;
• Données relatives à la carrière ;
• Données relatives à l’organisation du travail ;
• Données salariales ;
• Evaluation ;
• Formation à la fonction ;
• Images ;
• Données relatives à la sécurité, telles que mot de passe ;
• Données relatives aux activités de loisirs et intérêts

Il n’est, par principe, jamais demandé aux candidats de communiquer des informations dites sensibles au sens de la réglementation vie privée, sauf précisément lorsque la loi l’exigerait ou l’autoriserait dans un cas particulier. C’est pourquoi, quand un candidat remplit un formulaire de candidature ou complète son profil ou échange de quelque manière que ce soit avec un membre du personnel de la Commune de Berchem-Sainte-Agathe,  il lui est demandé, de manière générale, de ne pas communiquer d’informations de ce type, c’est-à-dire des données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la via ou l’orientation sexuelle, des condamnations pénales et des infractions. 

2. Collecte des données

Les données à caractère personnel sont collectées de diverses manières. 

• Envoi d’une candidature

La Commune de Berchem-Sainte-Agathe traite l’ensemble des données que les candidats transmettent lorsqu’ils remplissent un formulaire d’inscription, soit en réponse à une offre d’emploi, soit en posant une candidature spontanée.

Pour compléter ces formulaires d’inscription, les candidats sont invités à communiquer leurs données de contact (nom, prénom, numéro de téléphone et adresse email) ainsi qu’à transmettre un CV. Après avoir transmis ces données à la Commune de Berchem-Sainte-Agathe, les candidats peuvent, s’ils le souhaitent, se connecter à leur profil personnel et sécurisé afin de modifier les données déjà transmises et/ou compléter leur profil en mentionnant d’autres données nécessaires aux finalités qui sont exposées ci-après : expériences professionnelles, formation, langues maîtrisées, salaire souhaité, photo, etc. 

• Entretien téléphonique et/ou vidéo

Lorsqu’un candidat choisit de fournir les données précitées via un formulaire d’inscription et/ou par le biais d’une candidature spontanée, il accepte explicitement que la Commune de Berchem-Sainte-Agathe utilise ces données pour le contacter par téléphone et/ou par email afin de recevoir davantage d’informations de la part de la Commune de Berchem-Sainte-Agathe  et, s’il le souhaite, de donner davantage d’informations sur ses attentes professionnelles. 

• Entretien de recrutement

Lorsqu’un candidat accepte de passer un entretien avec  la Commune de Berchem-Sainte-Agathe, il accepte explicitement que la Commune de Berchem-Sainte-Agathe  utilise ses données à caractère personnel pour le convier à cet entretien et pour l’évaluer au cours de cet entretien, notamment par le biais de tests psychotechniques ainsi que pour vérifier les références et renseignements fournis. Ce qui précède implique notamment que la Commune de Berchem-Sainte-Agathe  prenne le cas échéant contact avec les entreprises et/ou organismes renseignés par le candidat. 

3. Finalités du traitement

Ces données sont traitées par la Commune de Berchem-Sainte-Agathe pour procéder au recrutement de nouveaux collaborateurs et pour analyser et gérer des candidatures. Ceci implique :

- La collecte de données via un formulaire d’inscription ou une candidature spontanée, le profil personnel du candidat, un entretien téléphonique, voire vidéo, un entretien en face à face, des tests psychotechniques, des questionnaires de personnalités, etc… ;

- La sauvegarde de ces données ;

- La consultation de ces données ;

- La vérification et l’analyse de ces données ;

- La production de statistiques, d’études de marché, … ayant pour but d’améliorer l’expérience des candidats ;

- La communication proactive de nouvelles offres d’emploi pouvant répondre aux attentes professionnelles exprimées par les candidats lorsqu’ils ont complété un formulaire d’inscription et/ou leur profil.

C’est parce que le candidat a consenti à ces finalités que la Commune de Berchem-Sainte-Agathe peut traiter ses données à caractère personnel. L’obtention de ces données est d’ailleurs indispensable pour permettre à la Commune de Berchem-Sainte-Agathe de réaliser les finalités précitées. En effet, si ces données n’étaient pas obtenues, la Commune de Berchem-Sainte-Agathe ne serait alors pas en mesure par exemple de gérer correctement les candidatures qui lui parviennent. Cela étant, puisque ce traitement de données est uniquement basé sur le consentement du candidat, il lui est loisible de le retirer, à tout moment, sans pour autant pouvoir porter atteinte à la licéité des traitements effectués avant le retrait de ce consentement. 

4. Partage des données

Les données des candidats ne sont partagées qu’avec :

- chaque candidat lui-même;

- Les membres du personnel de la Commune de Berchem-Sainte-Agathe;

- Les sous-traitants de la Commune de Berchem-Sainte-Agathe (par exemple l’hébergeur informatique ou le fournisseur de l’outil de recrutement) dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de leurs missions ou dans les cas prévus par la loi ;

- Les autorités publiques dans les cas prévus par la loi. 

5. Durée de conservation des données

Lorsqu’un candidat remplit un formulaire d’inscription, transmet une candidature spontanée et/ou complète son profil personnel, il accepte explicitement que ses données soient conservées dans une base de données gérée par la Commune de Berchem-Sainte-Agathe.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au processus de recrutement du candidat concerné pour l’(les) offre(s) d’emploi existante(s) pour la(les)quelle(s) il a manifesté un intérêt et

pendant six mois après la fin de la ou les procédure(s) de sélection correspondante(s), ce qui permet à la Commune de Berchem-Sainte-Agathe durant ce laps de temps de gérer le suivi administratif et juridique de cette candidature mais également de soumettre au candidat de nouvelles offres d’emploi pouvant répondre à ses attentes professionnelles. Toutefois, de manière exceptionnelle, les données peuvent être conservées plus longtemps encore si ce suivi juridique et administratif nécessite une durée de conservation plus longue.

Les candidats sont avertis par email deux semaines avant la suppression prévue de leurs données. Les candidats peuvent alors, s’ils le souhaitent, demander explicitement à la Commune de Berchem-Sainte-Agathe de conserver leurs données pour un nouveau délai de six mois afin de permettre à la Commune de Berchem-Sainte-Agathe de les contacter pro-activement pour leur proposer une offre d’emploi susceptible de les intéresser. En ce cas, la même procédure sera de mise avant la fin de cette nouvelle période de six mois et ainsi de suite. En l’absence de réaction des candidats à l’issue de cette période de deux semaines, les données seront automatiquement et définitivement supprimées. 

6. Droits

Les candidats, en se connectant à leur profil personnel, ont à tout moment le droit d’accéder à leurs données personnelles, de les éditer, de les corriger et de les supprimer. Il leur est également loisible de retirer leur consentement quant au traitement de leurs données personnelles. Ce retrait entrainera automatiquement une suppression immédiate et irréversible de leurs données personnelles.

Moyennant l’envoi d’une demande (y compris sous format électronique) datée et signée, adressée par email à dpo@berchem.brussels ou par courrier ordinaire et la justification de son identité, chaque candidat peut obtenir de la Commune de Berchem-Sainte-Agathe une copie (y compris sous format électronique) gratuite des données à caractère personnel le concernant, ainsi que, le cas échéant, la rectification ou l’effacement des données qui ne seraient pas exactes ou complètes, ou la limitation du traitement, et ce dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Chaque candidat bénéficie également du droit à la portabilité de ses données. Passé ce délai d’un mois, si aucune réponse ou réaction n’a eu lieu de la part de la Commune de Berchem-Sainte-Agathe, le candidat peut alors considérer que sa demande a été rejetée.

Dans le cas où la Commune de Berchem-Sainte-Agathe aurait transmis les données visées à d’autres personnes, la Commune de Berchem-Sainte-Agathe prendra toutes les mesures raisonnables pour informer ces personnes de la demande d’effacement de tout lien vers ces données ou de toute copie ou reproduction de celles-ci.

Si un candidat souhaite introduire une réclamation, il peut le faire auprès de l’Autorité de Protection des Données, rue de la presse, 35 à 1000 Bruxelles, www.privacycommission.be. 

7. Protection des données

Les données personnelles des candidats sont traitées en Belgique et stockées dans un data center aux Pays-Bas.

Le fournisseur de l’outil de recrutement prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données des candidats, en particulier contre la manipulation et l’accès non autorisé, et déploie ses meilleurs efforts pour que ces mesures soient le plus à jour possible, et ce compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en oeuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les candidats.

La législation relative à la vie privée étant parfois adaptée et améliorée, le présent document est également susceptible d’être modifié.  La Commune de Berchem-Sainte-Agathe conseille dès lors de le consulter régulièrement et veillera à ce que les éventuels changements, modifications ou adaptations soient clairement notifiés